Selbstmanagement Methoden

Bei der Bearbeitung dieser Thematik stößt man unweigerlich auf eine Vielzahl von verschiedenen Methoden, die alle eines zum Gegenstand haben, das sogenannte „Selbstmanagement“.
Teilweise bauen sie auf einige wenige Methoden auf, teilweise

gleichen sie sich wie ein Ei dem anderen.

Ich hatte ja in einem meiner vorstehenden Artikel einmal angekündigt, die Abbildung der Selbstmanagementmethode GTD in Thunderbird zu versuchen und hier insbesondere unter Einbindung von Google Tasks. Allerdings gab es zwischenzeitlich Probleme im Rahmen der Synchronisation zwischen Google Tasks und Thunderbird, die aber zwischenzeitlich überwiegend behoben sind.
Bevor ich also dieses Thema bearbeite, möchte ich die Möglichkeit schaffen, dass der Leser sich auch mit anderen Selbstmanagement Methoden oder solchen zur Zielfindung- u. Zielerreichung vertraut machen kann.


Ich möchte auf die Methoden kurz eingehen, die mir bekannt geworden sind und diese kurz darstellen. Eine vollständige Beschreibung der einzelnen Methoden ist an dieser Stelle nicht möglich, würde auch nicht zielführend sein.
Soweit möglich, werden zu den Methoden Links genannt, die weitere Informationen hierzu enthalten.

5S/5A

Es handelt sich um einen Teilbereich des sogenannten „Toyota Arbeitssystems“, der zwischenzeitlich nicht nur im Produktionsbereich sondern auch im Dienstleistungsbereich Anwendung findet.

Weil es so schön wichtig klang, wurde anfänglich von den „5S“ gesprochen. Zwischenzeitlich werden die deutschen Entsprechungen unter „5A“ genannt.

Nachfolgend führe ich beide auf, die deutschen Entsprechungen in Klammern hinter dem jeweiligen japanischen Begriff.

  • Seiri = sortiere aus, was nicht unbedingt an dem Arbeitsplatz benötigt wird Aussortieren)
  • Seiton = stelle alles an seinen Platz nach ergonomischen Gesichtspunkten (Aufräumen)
  • Seiso = reinige den Arbeitsplatz (Arbeitsplatzsauberkeit)
  • Seiketsu = Sauberkeit bewahren Anordnung zur Regel machen)
  • hitsuke = Selbstdisziplin üben, Ordnung und Sauberkeit aufrecht erhalten (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Ein findiger Kopf fand dann noch ein 6.S für Shukan = Übergehen in Fleisch und Blut (Alles läuft von selbst).

Einführende Informationen finden Sie unter
https://de.wikipedia.org/wiki/5S

6-Hut-Denken

Die Methode geht davon aus, dass wir Probleme nur dann effektiv lösen können, wenn wir diese aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Das Prinzip ist, dass uns verschiedene Denkweisen zur Verfügung stehen, um ein Problem zu lösen, wie z. B. kritisch, kreativ, neutral etc. Diese Methode hat große Ähnlichkeit mit der Disney-Methode, auf die ich später eingehen werde.

Informationen zur Methode 6-Hut-Denken finden Sie unter
https://zeitzuleben.de/die-methode-des-6-hut-denkens-2/

10-20-30-Regel (Vermeidung des Beamer-Komas)

Bei dieser Methode handelt es sich weniger um eine für das Selbstmanagement, sondern eher um eine für die Selbsteinschränkung im Hinblick auf den Aufbau von Präsentationen.

Gemeint ist damit, dass eine Präsentation nach folgender Regel aufgebaut sein sollte:

  • 10 Slides sollte eine Präsentation maximal beinhalten,
  • 20 Minuten sollte eine Präsentation maximal dauern und
  • 30 ist die minimale Punktgröße (Schriftgröße) einer Präsentation

Mehr Informationen erhalten Sie direkt bei Guy Kawasaki, der diese Idee entwickelt hat https://guykawasaki.com/the_102030_rule/

80/20 Regel (auch Pareto-Prinzip genannt)

Das Prinzip beruht auf der Beobachtung von Vilfrede Pareto, der 1906 festgestellt haben will, dass 80% des italienischen Grund und Boden im Eigentum von 20% der Bevölkerung standen. Dieses Prinzip findet in vielen Bereichen auch heute noch Anwendung.

So gehen Kaufleute teilweise davon aus, dass 80% des Umsatzes von 20% der Kunden generiert werden, diese also einer besonderen „Bedienung bedürfen“.

Vielfach wird auch argumentiert, dass 20% Aufwand ein Arbeitsergebnis von 80% erbringen.

Insoweit kann dieses Prinzip auch für das Selbstmanagement genutzt werden.

Informationen zum Pareto-Prinzip finden Sie unter anderem unter https://www.pareto-prinzip.net/

ABC

Wir denken hierbei nicht an das ABC-Modell von Ellis, die allerdings bei näherer Betrachtung auch zum Selbstmanagement gehören könnte sondern vielmehr an die im Rahmen des sogenannten „Zeitmanagement“ vorgenommene Einteilung nach

<ul>

  • A-Aufgaben = sehr wichtig (sofort eredigen)
  • B-Aufgaben = weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
  • C-Aufgaben = kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eine kurze Darstellung finden Sie unter https://www.todo-liste.de/vorgehen/abc-analyse

Alpen

Es handelt sich um eine relativ wirksame Methode, wenn man sie dann durchhält. Sie eignet sich überwiegend auch nur für Personen, die nicht „fremdgesteuert“ tätig sind. Gemeint ist mit ALPEN

  • Aufgaben, Termine etc. notieren,
  • Länge der zur Erledigung benötigen Zeit schätzen,
  • Pufferzeiten einplanen,
  • Entscheidungen treffen (z. B. ABC-Analyse s. oben),
  • Nachkontrolle

Auch an dieser Stelle wieder ein Link für einführende Informationen https://www.absolventa.de/karriereguide/zeitmanagement/alpen-methode

Amore

Nein, Sie sind nicht im falschen Film. Bei der AMORE Methode handelt es sich um eine Managementmethode die der Zielfindung dient, wobei AMORE für

  • Ambitiös,
  • Motivierend,
  • Organisiert,
  • Realistisch,
  • Echt

steht. Entsprechend sollte Ihre Zielsetzung sein.

Diese Methode ist eng verwandt mit der Magie-Methode, auf die ich unten eingehen werde.

Aschenputtel

Nun, diese Methode ist nur der Vollständigkeit halber genannt.
Danach sollen die guten, wie schlechten Seiten auf einzelne Zettel aufgeschrieben, die schlechten entsorgt und die guten gefördert werden.
Einen seriösen Link hierzu konnte ich nicht finden.
Man hätte diese Methode auch Rechts-Links-Methode nennen können, also die Zettel mit den guten Seiten in die linke Hand und die mit den schlechten Seiten in die rechte Hand. Die Zettel in der rechten Hand entsorgen …
Sie sehen also, so ganz ernst kann man diese Methode nicht nehmen.
Nun gut, das gilt für viele Selbstmanagement Methoden.

Bären

Es handelt sich um einen Ansatz aus dem Zeitmanagement des Zeitmanagement-Gurus Lothar Seiwert.

Ich würde es mit „Entschleunigung“ vergleichen. Rund um eine nette Tiergeschichte werden Strategien zu kluger Zeiteinteilung aufgebaut. Hauptperson ist ein Bär.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter https://www.lothar-seiwert.de/top-12-publikationen/die-baeren-strategie/

Daisy

Diese Bezeichnung steht für

  • DIN,
  • A6,
  • Informations,
  • System

und ist auf DIN A6 Zettel aufgebaut, die in verschiedenfarbigen Mäppchen sortiert werden.

Diese Methode ist in den USA bekannt unter MemoCard.

Nähere Informationen finden Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_A6_Informationssystem

Disney

Es handelt sich hierbei um eine Kreativitätsmethode auf der Basis von Rollenspielen, die sowohl von Einzelpersonen, wie auch von Gruppen angewendet werden kann und zum Gegenstand hat, ein Problem aus drei Blickwinkeln zu betrachten und zwar

  • des Träumers = Entwicklung von Visionen,
  • des Realisten = Entwickelt, Aktivitätenpläne, Prozesse etc.,
  • des Kritikers = Aufgabe ist das kritische Betrachten und Hinterfragen der Vorgaben der anderen beiden Rollen.

Zum Teil wird eine weitere Rolle genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/walt-disney-methode/3831387.html

Eisenhower

Die Eisenhower-Methode (oder auch Eisenhower-Prinzip) finden Sie in einer Vielzahl anderslautenden Methoden wieder.
Es ist die angebliche Herangehensweise des ehemaligen amerikanischen Präsidenten, wesentliches und wichtiges von unwesentlichem und unwichtigen zu unterscheiden, Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu strukturieren und mit der größten Hebelwirkung zu erledigen.
Weitere Informationen zu dieser Methode finden Sie unter https://www.lernen-heute.de/selbstmanagement_eisenhower.html

GTD Getting Things Done

Und damit kommen wir auch schon zu Getting Things Done, einer Methode von David Allen, der nun auch schon über 70 Jahre alt, aber noch immer führend in der Methode des Selbstmanagements ist.

Das Prinzip der Methode ist, dass der Anwender alle aber auch wirklich alle anstehenden Tätigkeiten (im weitesten Sinne) in einem Verwaltungssystem (ob manuell oder it-gestützt) notiert, um den Kopf für wichtige Dinge frei zu haben.
Hier können Sie sich über diese Methode informieren: https://gettingthingsdone.com/

Umfassende Informationen finden Sie auch im deutschen Forum „Dinge geregelt kriegen“ welches Sie über http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/ erreichen können.

Mit dieser Methode arbeite ich seit einigen Jahren, natürlich auch im privaten Bereich.

Kanban

Kanban ist im eigentlichen Sinne kein Werkzeug zum Selbstmanagement, sondern dient der Materialsteuerung, kommt aus Japan und bedeutet übersetzt Karte, Etikett oder Aufkleber .

Ich möchte es jedoch nicht unerwähnt lassen, weil es bei entsprechender Modifizierung auch zur Prozesssteuerung und selbstverständlich auch zum Aufgabenmanagement genutzt werden kann. Man spricht dann vom sogenannten Personal-Kanban.

Ein einfachen Beispiel aus der Materialverwaltung:

Wenn Sie für einen Artikel z. B. Kopierpapier eine Mindestmenge festgelegt haben und nicht mit einem Warenwirtschaftprogramm arbeiten, dann wäre es ein Leichtes, auf die Mindestmenge (z. B. fünf Packen Papier) die immer vorhanden sein muss, einen Vermerk zu legen, der Bestellangaben etc. enthält.
Sobald der Mitarbeiter Papier entnimmt und auf diesen Zettel stösst, löst er die Bestellung aus. Damit ist gesichert, dass immer die Mindestmenge vorhanden ist.

Einen interessanten Artikel hierzu finden Sie unter http://www.lean-production-expert.de/lean-production/kanban-beschreibung.html und wenn Sie sich speziell für Personal Kanban interessieren, hier noch ein Link: https://www.braintool.com/blog/personal-kanban/

Magie

Diese Methode, die relativ unbekannt ist, soll der Zielfindung dienen, wobei die Ziele

  • Machbar,
  • Akzeptabel,
  • Gewissenhaft,
  • Inspirierend,
  • Ehrgeizig

sein sollen.

Eine umfassende Information, mit der der Leser etwas anfangen könnte, habe ich leider trotz umfangreicher Suche nicht finden können. Sie können jedoch davon ausgehen, dass es sich von den übrigen Zielfindungsmethoden nicht wesentlichen unterscheidet, evtl. halt nur in den Begrifflichkeiten.

Not-to-do-Liste

Sie werden sich wahrscheinlich fragen, was eine solche Liste in einer Auflistung von Selbstmanagement Methoden sucht.
Nun, ich kenne eine Vielzahl von Personen, die ihre To-do-Listen abends für den Folgetag erstellen und hierfür viel Zeit investieren.
Sicherlich gehören solche Listen, ob manuell oder elektronisch geführt, zu einem erfolgreichen Selbstmanagement.
Dazu gehört aber auch, dass überprüft wird, welche Dinge getan wurden, welche Dinge nicht notwendige Zeit verschlungen haben, welche Dinge einfach „Zeitkiller“ sind.
Haben Sie sich hierüber schon einmal Gedanken gemacht? Wenn nicht, notieren Sie doch einmal eine Woche lang alle Ihre Tätigkeiten. Wenn ich schreibe alle Tätigkeiten, dann meine ich auch alle Tätigkeiten. Auch kleine Dinge summieren sich. Ziehen Sie nach einer Woche nach Durcharbeiten dieser Liste doch einmal eine Bilanz, welche Dinge absolut nicht notwendig waren, welche Dinge Ihnen Ihre Zeit gestohlen haben und auch welche Sie in Zukunft verzichten wollen.
Die Investition in eine solche Liste lohn sich.

PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Es handelt sich auch wiederum um eine unter Zielfindung / Zielerreichung einzuordnende Methode, die im weitesten Sinne auch einen Bereich des Selbstmanagements darstellt http://www.wandelweb.de/blog/?p=1384.

Da Zielfindung und Zielerreichung eines der wichtigsten Elemente des Selbstmanagements sind, wird die Methode an dieser Stelle erwähnt.

PIDEWAWA

So richtig klar ist es nicht, als welche Methode PIDEWAWA einzuordnen ist, als Zielfindungsmethode, Selbstmanagementmethode oder als Methode zur Projektplanung. Da sie aber auch für das Selbstmanagement nützlich ist, wird sie hier ihren Platz finden.
Der Name der Methode steht für

  • P = positives Formulieren von Zielen
  • I = Ist-Zustand festhalten
  • D = Detailliert konkret und messbar formulieren
  • E = Erreichbare also realistische Ziele formulieren
  • WA = Wann, also Festlegen eines Zeitrahmens
  • WA = Warum wollen Sie das Ziel erreichen

Umfassende Informationen über diese Methode finden Sie unter https://www.gluexx-factory.de/ziele-erreichen-mit-der-pidewawa-methode/ .

Pomodoro

Diese Methode basiert auf der Annahme, dass Pausen zwischen Arbeitsblöcken der geistigen Beweglichkeit und besseren Abarbeitung der Arbeit dienen können. Die Aufgaben werden in ca. 25minütige Arbeitsblöcke unterteilt, nach denen jeweils eine kurze Pause eingefügt wird. Nach vier Blöcken ist eine längere Pause vorgesehen.

Damit die Zeiten eingehalten werden, bedient man sich eines Küchenweckers (auch Kurzzeitmesser genannt).

Nähere Informationen finden Sie unter https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

oder auch

unter https://www.zeitblueten.com/news/pomodoro-technik/

PURE

Auch diese Methode ist wiederum eine Methode der Zielfindung und ähnelt der SMART-Methode, auf die ich unten näher eingehe. Eigenschaften der Ziele sollen sein

P = Positively Stated (Positiv formuliert)
U = Understood (Verstanden)
R = Realistic (Realistisch)
E = Ethical (Ethisch)

Interessant ist in diesem Zusammenhang die ethische Komponente, die ich bisher in keiner Zielfindungs- oder Selbstmanagementmethode finden konnte.

Weitere Informationen zu dieser Methode finden Sie z. B. unter https://www.ziele-sicher-erreichen.de/blog/die-pure-methode-ist-ihr-ziel-pure/

SMART ( Specific Measurable Accepted Realistic imely)

Die Methode hat nichts mit den kleinen lustigen Autochen zu tun, die Rasenmäher gleich durch den täglichen Berufsverkehr wuseln.
Vielmehr handelt es sich um eine Zielfindungs- u. Erreichungsmothode, die zwischenzeitlich in einer Vielzahl unserer Unternehmen Einzug gehalten hat.
Eine erfolgreiche Durchführung eines Projektes ohne Beachtung der Kriterien

  • Spezifisch (also nicht allgemein)
  • Messbar
  • Attraktiv (also lohnend)
  • Realistisch (also machbar)
  • Terminiert (zeitlich fixiert)

ist kaum möglich.
Böse Zungen behaupten, dass die Erkenntnis bisher in unsere für Großbaustellen zuständige staatliche Verwaltung noch nicht Einzug gehalten hat. Beispiele hierfür sind die Elb-Philharmonie, der Berliner Flughafen BER und viele andere.

Gute Informationen über diese Methode finden Sie übrigens unter http://www.unternehmenssteuerung20.de/ziele-richtig-setzen-mit-der-smart-methode/

Sicherlich gibt es noch eine Vielzahl weiterer Methoden, sinnvolle und unsinnige. Ich möchte mich an dieser Stelle auf die vorgenannten Methoden beschränken.

Wichtig ist nur, dass es Ihnen eine Anregung dafür gibt, welche Möglichkeiten Ihnen für Ihr Selbstmanagement zur Verfügung stehen.

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